主题词主要是帮助看文件的人先对文件内容有个大体概念，需要就细细看，只要将文件的几个关键词粘贴过来即可。
主题词以及印发单位、印发日期等统称为版记。《国家行政机关公文格式》国家标准规定，“版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行”。
比如，当正文三页半的时候，版记正好会与印章同在第四页上，但是正文占两页半的时候，印章在第三页，而版记仍然在第四页。
另外，不管是单体或多体，也不论有多少附件，只要是合并装订的，版记都在封底，或称封四，这个描述是唯一的。
扩展资料：
1、严格执行规范性文件制定程序。为了规范规章、法规的制定程序，国务院颁布了《规章制定程序条例》，许多部门也制定了本部门的规章制定办法，对于规范性文件的制定也应符合一定的操作规程，经历必要的程序和合理的步骤，使行政机关这种抽象行政行为做到针对性强，更加科学合理。
2、落实公开、公正制度。在制定规范性文件时应广泛听取各方面的意见，涉及对外有普遍约束力的规范性文件还应当听取管理相对人的意见，增加规范性文件的透明度。规范性文件形成后还应及时公布，便于贯彻执行，更有利于群众的参与和监督。
3、严格划分制定权限。对不属本级管理的事务不得越权制定文件，对需要部门协调的及时相互沟通，对属于上级权限的应及时请示。
对本部门需要创立规章的不应以规范性文件代替，同时在制定规范性文件时应当加强内部职能部门的协调，建立严格的会签制度，对涉及法规性消裤内容应当有法制工作部门的意见。
4、加强对规范性文件的监督检查。对于规范性文件的监督拿岩简有行政监督、司法监督和社会监督。上级行政机关应经常检查所属部门制定的规范性文件，对不合法枣尘的文件应当撤销或变更。行政机关内部法制工作机构应当定期对本部门的文件进行清理，建立规范性文件报送备案制度。
参考资料来源：百度百科-红头文件
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