通知函撰写时需要写明标题，一般为发文机关、事由和文种构成，还有书写函的原因、背景，发送函的主要目的，以及结尾用语、时间、通知单位等落款信息。特别注意不要有过多的无用的文字，要讲自己的意图言简意赅的表明，需要对方回复的，可以结语写盼复，请回复等用语。
一、通知函怎么写
（一）标题
函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
（二）正文
1、开头
写行文的缘由、背景和依据。
一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
通知函的格式以及范文
2、主体
写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。
3、结语
不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
（三）落款
写上通知人或单位名称，和通知时间。
二、通知函书写注意问题
（一）注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。
（二）开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
（三）一文一函，简洁明了。
（四）语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。
三、合同解除通知函如何送达
（一）直接送达。根据员工的户籍地址和现住址直接去员工家中，但需要注意的是必须要有两人以上一同前往，一人为人事人员，一人可以是工会或其他部门员工，送达员工并要求签收。万一员工本人不在家，也可以请员工同住的成人直系亲属签收有效，这个办法适用于员工住址较近的情况。
（二）邮寄送达。通过邮政寄送挂号信，在挂号信的封面或存根栏必须写上送达的内容是什么，不然今后收信人会以不知道信中是什么内容没看或扔掉等理由造成不必要的纠纷。另外，在挂号信寄出一段时间后，还需要到邮局去确认信件是否送达，邮局会给予正式的反馈，如果地址有误退回，再做其他办法。
（三）留置送达。如果直接送达没有人接收，家中无人，可以请所在社区的工作人员，或辖区派出所民警陪同一起到员工家门口，将信件内容塞入员工家中，并请社区、民警签字佐证以送达。
（四）公告送达。如果找不到员工本人，可以采取登报的方式。其实，采用这种方法是有一个很重要的前提的，那就是只有在前述几种方法无法送达的情况才能采用公告送达的方式。而不能一开始就采取登报公告处理，因为你在此之前没有充分履行告知义务，而只是广而告之。公告送达要注意选择的媒体，要选取在国内公开发行的报刊上刊登。
（五）请公证处的人公正送达。这种方法代价太高了，把公证处的人请来作证，证明我们已经将文书送达员工。
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