档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身,档案是文件的归宿。
同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案;资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。
对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录,因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料,对本单位的活动不具有凭证作用。
档案,是直接形成的历史纪录,档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的,是由文件有条件地转化而来的,具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。
文件指的是形成的正式文书,分为公文、文书、函件和其他文件。文件的范畴很广泛,电脑上运行的程序、杀毒等等都叫文件。狭义的“文件”就是档案的意思,广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。
资料的意义非常的广泛,多可以指需要查到某样东西所需要的素材。又比如你需要一张图片作为相册的封面,这张图片就是你所要找的资料。
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